Automationen und Prozesse

Wo Anfragen tatsächlich verloren gehen

Die Lücke liegt selten beim Marketing. Sie liegt zwischen der Anfrage und dem ersten Kontakt. Wer erst am nächsten Tag zurückruft, erreicht einen Menschen, der inzwischen zwei andere Praxen angeschrieben hat.

Dazu kommen die Fälle, die niemand bemerkt: die Rückfrage, die im Postfach untergeht, der Interessent, der einmal nicht ans Telefon geht und danach nie wieder kontaktiert wird, der Termin, an den niemand erinnert.

Diese Verluste tauchen in keiner Auswertung auf, weil sie nicht gezählt werden. Sie sind trotzdem der größte Hebel in den meisten Praxen.

Was wir aufbauen

Wir setzen einen Ablauf auf, der ohne Ihr Zutun läuft und an jeder Stelle nachvollziehbar bleibt.

• Erstreaktion in MinutenJede Anfrage bekommt sofort eine Antwort, rund um die Uhr. Auch samstags um 22 Uhr, wenn die meisten Anfragen entstehen.
• VorqualifizierungWenige Fragen zu Behandlungswunsch, Zeitraum und Erreichbarkeit. Ihr Team greift zum Hörer, wenn die Antworten vorliegen.
• TerminbuchungDirekte Buchung in Ihren Kalender, mit Puffer und Regeln, die Sie festlegen.
• ErinnerungenAutomatische Erinnerung vor dem Termin. Der einzelne wirksamste Hebel gegen No-Shows.
• Follow-upWer nicht erreichbar war oder abgesagt hat, wird in einem festen Rhythmus erneut kontaktiert, statt in Vergessenheit zu geraten.
• CRMJeder Kontakt dokumentiert, jeder Stand sichtbar. Auch wenn jemand im Urlaub ist.

Was sich im Praxisalltag ändert

Ihr Team arbeitet mit einer Liste statt mit Zetteln und Erinnerungsvermögen. Wer anruft, sieht sofort, worum es geht und was zuletzt besprochen wurde.

Für die Praxisleitung entsteht zum ersten Mal Transparenz über den gesamten Weg: wie viele Anfragen eingehen, wie viele qualifiziert sind, wie viele zu Terminen werden und wo Kontakte abbrechen. Aus diesen Zahlen lässt sich steuern.

Datenschutz

Es geht um Gesundheitsdaten, damit gilt Artikel 9 DSGVO. Wir arbeiten mit Anbietern, die eine Verarbeitung in der EU zusichern, schließen mit Ihnen einen Auftragsverarbeitungsvertrag und holen Einwilligungen sauber ein.

In der Vorqualifizierung fragen wir bewusst nur ab, was für die Terminvergabe nötig ist. Details zur Behandlung gehören in das Gespräch mit Ihnen, nicht in ein Formular.

Was No-Shows tatsächlich kosten

Ein nicht wahrgenommener Termin kostet nicht nur den entgangenen Umsatz. Er blockiert eine Behandlungszeit, die nicht mehr vergeben werden kann, und er bindet vorher Aufwand in Vorbereitung und Terminverwaltung.

Bei einer Praxis mit 160 Terminen im Monat und einer No-Show-Rate von zehn Prozent sind das sechzehn verlorene Zeitfenster. Rechnet man konservativ mit 300 Euro pro Fenster, summiert sich das auf knapp 4.800 Euro im Monat.

Automatische Erinnerungen senken diese Rate erfahrungsgemäß deutlich, weil die meisten No-Shows keine Absicht sind, sondern Vergessen. Zwei Erinnerungen, eine 48 Stunden und eine 3 Stunden vorher, decken die meisten Fälle ab. Wichtig ist, dass die Absage in derselben Nachricht mit einem Klick möglich ist: Eine rechtzeitige Absage lässt sich neu vergeben, ein Nichterscheinen nicht.

Was Sie behalten, wenn die Zusammenarbeit endet

Ein Punkt, der selten angesprochen wird und trotzdem wichtig ist: Die Kontaktdaten Ihrer Patientinnen und Interessenten gehören Ihnen, nicht uns.

Wir bauen das System deshalb so auf, dass Sie jederzeit einen vollständigen Export ziehen können. Kein Aufbau in einem geschlossenen System, aus dem sich nichts mitnehmen lässt. Das ist Standard bei uns und sollte es überall sein.

Was Sie konkret bekommen

• Automatische Erstreaktion in Minuten statt Tagen, rund um die Uhr
• KI-gestützte Vorqualifizierung, bevor Ihr Team zum Hörer greift
• Erinnerungen und Follow-ups, die No-Shows messbar senken
• CRM-Aufbau: jeder Kontakt dokumentiert, nichts geht verloren

Häufige Fragen

Funktioniert das mit unserer Praxissoftware?

In den meisten Fällen ja. Wir prüfen die Anbindung im Vorfeld und arbeiten sonst mit einem vorgelagerten System, das die Termine sauber übergibt.

Klingt automatisierte Kommunikation nicht unpersönlich?

Nur wenn sie schlecht geschrieben ist. Die Texte sind auf Ihre Praxis abgestimmt, und sobald es konkret wird, übernimmt ein Mensch.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Ein Grundaufbau steht in zwei bis drei Wochen. Die Feinjustierung läuft danach mit den ersten echten Anfragen.